Czy można wynająć samochód na firmę?
Wynajem samochodu osobowego na firmę jest oferowany w dwóch różnych wariantach, w zależności od potrzeb przedsiębiorców. Jeśli wyjazdy służbowe w Twojej firmie zdarzają się rzadko, być może wystarczy Ci skorzystanie z wynajmu krótkoterminowego. Z kolei, jeśli często Twoi pracownicy muszą wyjeżdżać na spotkania z klientami, szkolenia czy targi, warto zastanowić się nad wynajmem długoterminowym. Ten umożliwia Ci korzystanie z auta na co dzień w zamian za wnoszony co miesiąc abonament. Wynajem długoterminowy najczęściej obowiązuje na okres kilku lat.
Aby skorzystać z wynajmu auta na firmę, nie musisz spełniać wielu warunków. Z reguły takie oferty są skierowane do przedsiębiorców, którzy raz na jakiś czas wymieniają służbową flotę, a potrzebują auta na co dzień.
Podstawowe wymogi, jakie musisz spełnić, to:
- ważne prawo jazdy,
- aktualny dokument tożsamości;
- karta kredytowa, która zostanie obciążona co miesiąc kwotą abonamentu. Istnieją firmy wynajmujące auta bez karty kredytowej. W takim przypadku cenę wynajmu płacisz w gotówce.
Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy osoba prywatna może wynająć samochód firmie? Jak się okazuje, podpisanie umowy z osobą fizyczną jest możliwe, a abonament jest płacony wówczas na podstawie wystawianego przez nią rachunku. To umożliwi spółce wrzucenie wydatków wynajmu długoterminowego w koszty.
Na czym polega wynajem samochodu na firmę?
Wynajem długoterminowy samochodu na firmę umożliwia Ci korzystanie z auta na co dzień bez konieczności ponoszenia żadnych dodatkowych kosztów. Płacisz tylko kwotę miesięcznego abonamentu, który ustalasz na etapie podpisywania umowy z wypożyczalnią lub osobą prywatną. Po Twojej stronie pozostają tylko koszty tankowania. Jeśli chodzi o wydatki związane z serwisem czy ubezpieczeniem, jest nimi obciążony właściciel, czyli wypożyczalnia, bank, lub osoba prywatna, od której wynajmujesz auto.
Dodatkowo pewnie zainteresuje Cię kwestia, jaką jest wynajem samochodu na firmę a koszty uzyskania przychodu. Przedsiębiorcy mogą wliczyć w nie całą ratę wynajmu, czyli abonamentu, jaki płacą za wypożyczenie pojazdu. O tym, jak rozliczać takie wydatki, dowiesz się poniżej.
Czym różni się wynajem auta na firmę od leasingu?
Przede wszystkim korzystając z leasingu, musisz spłacać całą wartość pojazdu i odsetki pobierane w ramach finansowania. Z kolei jeśli wynajmujesz auto, spłacasz jedynie abonament, czyli opłatę za użytkowanie samochodu. Jest to tylko niewielki procent, a kwota ta może być o wiele niższa niż cena leasingu. Co ważne, po upływie okresu, na jaki została zawarta umowa, auto nie będzie w Twoim posiadaniu na własność. Jest to kolejna kwestia, która odróżnia te dwie formy. Nie musisz więc martwić się odsprzedaniem aura, które po jakimś czasie straciło już na wartości.
Wady i zalety wynajmu samochodu na firmę
Wynajem długoterminowy samochodu, jak każde inne rozwiązanie, posiada swoje mocne i słabe strony. Poznaj wszystkie plusy i minusy alternatywy dla leasingu i sprawdź, czy warto z niego skorzystać.
Zalety wynajmu samochodu na firmę:
- Brak dodatkowych opłat oprócz miesięcznego abonamentu,
- brak opłaty wstępnej lub bardzo niska jednorazowa kwota,
- możliwość wykupienia auta po upływie okresu umowy (nie jest to konieczne)
- nie musisz posiadać oszczędności na wynajem
- w abonamencie wliczone jest pełne ubezpieczenie OC/AC,
- bezpłatny serwis i wymiana opon,
- możliwość odliczenia wynajmu samochodu jako koszt uzyskania przychodu.
Jakie są wady wynajmu długoterminowego na firmę?
- Miesięczne lub roczne limity kilometrów,
- ograniczony wybór pod względem modeli,
- bezpłatny serwis wyłącznie we wskazanych punktach.
Jak wynająć samochód na firmę? Krok po kroku
Wynajem samochodu na firmę nie jest skomplikowany. Aby móc w pełni korzystać z wybranego pojazdu, wystarczy podpisać z wypożyczalnią lub osobą fizyczną umowę najmu.
- Znajdź ofertę, która odpowiada Twoim potrzebom. Pamiętaj, aby sprawdzić wysokość miesięcznego abonamentu, limity kilometrów oraz warunki ubezpieczenia.
- Podpisz umowę najmu z wypożyczalnią lub osobą fizyczną.
- W umowie muszą znaleźć się informacje o okresie wynajmu, modelu i marce samochodu, wysokości miesięcznej raty (abonamentu), przebiegu, dodatkowych usług i ewentualnego wkładu własnego.
Do podpisania umowy potrzebne są określone dokumenty. Przygotuj:
- Kopia zaświadczenia o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczych lub odpis z rejestru KRS;
- Dokumenty potwierdzające nadanie numerów NIP i REGON.
Ważne!
Kierowcą firmowe auta, które wypożyczysz, nie może być osoba poniżej 19 roku życia. Dodatkowo niezbędne jest minimum roczne doświadczenie w prowadzeniu auta.
Jak rozliczyć wynajem samochodu na firmę?
Czy wynajem samochodu można wrzucić w koszty? Umowę najmu możesz traktować jako podstawę do odliczenia wynajmu długoterminowego jako koszt uzyskania przychodu. Przy tym warto zaznaczyć, że użytkowanie pojazdu musi wiązać się z wydatkami poniesionymi w celu zachowania źródła przychodu. Taki wydatek firmowy należy odpowiednio udokumentować np. fakturą.
Jak zaksięgować fakturę za wynajem samochodu?
Od 2019 roku obowiązują nowe przepisy podatkowe związane z odliczaniem kosztów wynajmu długoterminowego samochodu na firmę. Od tego czasu przedsiębiorców nie obowiązuje ewidencja przebiegu auta, czyli tzw. kilometrówka. Ówcześnie należało uwzględnić w niej takie informacje jak data i cele wyjazdów, opis trasy, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów i stawkę za kilometr przebiegu. Co ważne, suma wydatków z niej wynikających nie mogła być większa niż kwota limitu kilometrów.
Obecnie wydatki związane z wynajmowanym pojazdem można rozliczyć z zastosowaniem dwóch metod. Pierwszy sposób dotyczy przypadków, gdy przedsiębiorca korzysta z pojazdu wyłącznie w celach służbowych, wchodzących w zakres działalności. W takim wypadku możliwe jest odliczenie 100% kosztów. Firma może również skorzystać z odliczenia pełnego VAT-u. W tym celu niezbędne jest jednak przygotowanie „kilometrówki”.
Jak odliczyć VAT od wynajętego samochodu? Należy spełnić następujące warunki:
- Ewidencja przebiegu auta dla celów VAT;
- Zgłoszenie wynajmowanego pojazdu do Urzędu Skarbowego na podstawie formularzu VAT-26;
- Utworzenie regulamin użytkowania wypożyczonego pojazdu w firmie.
Drugi przypadek dotyczy sytuacji, gdy przedsiębiorca korzysta z pojazdu nie tylko w celach związanych z działalnością, ale też prywatnie. Wówczas można odliczyć 50% VAT-u od wydatków i 75% od wydatków eksploatacyjnych.
